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Read MoreÉcris par l’équipe communication - 30/06/2025
La gestion des notes de frais déplacement est un casse-tête quotidien pour les entreprises, collectivités et administrations. Retards de remboursement, justificatifs manquants, erreurs de saisie, contrôles URSSAF… autant de points de friction qui coûtent du temps, de l’argent, et génèrent de l’insatisfaction chez les collaborateurs.
Une note de frais de déplacement est un document établi par un salarié ou un agent pour obtenir le remboursement des dépenses engagées dans le cadre d’un déplacement professionnel. Elle couvre généralement les frais de :
Chaque dépense doit répondre à trois critères : être professionnelle, justifiée et proportionnée.
Pour être valide fiscalement et socialement, une note de frais de déplacement doit comporter les éléments suivants :
Barèmes URSSAF 2025 à connaître :
À noter : en cas de perte de justificatif, une attestation sur l’honneur peut exceptionnellement être acceptée, mais elle n’est pas recommandée de manière systématique.
Deux modes de remboursement des frais professionnels sont possibles :
Le salarié fournit tous les justificatifs et l’entreprise rembourse exactement ce qui a été dépensé.
Avantage : précis et conforme.
Inconvénient : chronophage si non automatisé.
L’employeur applique un barème URSSAF préétabli, sans justificatif (dans certaines limites).
Avantage : simple à gérer, pas de justificatif à chaque dépense.
Inconvénient : plafonné – l’excédent peut être considéré comme un avantage en nature.
🚨 Un remboursement mal encadré ou des plafonds dépassés peuvent entraîner un redressement fiscal ou social.
Sans système efficace, la gestion manuelle des notes de frais expose à plusieurs risques :
Un traitement rigoureux est donc essentiel… mais aussi extrêmement chronophage sans outil dédié.
Uniquement à titre exceptionnel, avec une attestation sur l’honneur. Cela reste déconseillé.
Oui, à condition de mentionner les noms et fonctions des invités, et de respecter les plafonds.
Non, sauf cas particuliers ou exception collective (ex. : mission temporaire, travail posté).
Oui, si cela est précisé dans le contrat de travail ou dans une note de service interne.
Click & Control permet d’instaurer des délais automatiques de dépôt et d’envoi de rappels.
Les notes de frais de déplacement sont un passage obligé dans la vie des entreprises… mais elles ne doivent plus être un frein à l’efficacité.
Avec Click & Control, Travel Planet propose une solution SaaS complète pour automatiser, centraliser et sécuriser chaque étape : de la réservation au remboursement, en passant par le suivi des dépenses et la conformité.
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