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Écrit par l’équipe communication - 30/06/2025

Note de frais déplacement : simplifiez la gestion grâce à l’automatisation

La gestion des notes de frais déplacement est un casse-tête quotidien pour les entreprises, collectivités et administrations. Retards de remboursement, justificatifs manquants, erreurs de saisie, contrôles URSSAF… autant de points de friction qui coûtent du temps, de l’argent, et génèrent de l’insatisfaction chez les collaborateurs.

Qu’est-ce qu’une note de frais de déplacement ?

Une note de frais de déplacement est un document établi par un salarié ou un agent pour obtenir le remboursement des dépenses engagées dans le cadre d’un déplacement professionnel. Elle couvre généralement les frais de :

  • Transport : billets de train, d’avion, VTC, taxi, location de voiture, etc.
  • Hébergement : nuits d’hôtel avec petit-déjeuner
  • Repas : restaurant, collation sur le lieu de travail, frais d’invités
  • Frais kilométriques : en cas d’utilisation du véhicule personnel
  • Parking, péages et autres frais annexes

Chaque dépense doit répondre à trois critères : être professionnelle, justifiée et proportionnée.

Table des matières

Que doit contenir une note de frais ?

Pour être valide fiscalement et socialement, une note de frais de déplacement doit comporter les éléments suivants :

  • Nom du collaborateur
  • Date de la dépense
  • Lieu du déplacement
  • Montant TTC
  • Nature de la dépense (repas, hébergement, transport…)
  • Justificatif associé (facture, reçu, billet)

Barèmes URSSAF 2025 à connaître :

  • Repas sur le lieu de travail : 7,40 €
  • Repas en déplacement : 10,30 €
  • Repas au restaurant imposé : 21,10 €
  • Grand déplacement (logement à Paris) : jusqu’à 75,60 €
  • Indemnité kilométrique : jusqu’à 0,636 €/km selon la puissance du véhicule

💡 À noter : en cas de perte de justificatif, une attestation sur l’honneur peut exceptionnellement être acceptée, mais elle n’est pas recommandée de manière systématique.

Remboursement : au réel ou au forfait ?

Deux modes de remboursement des frais professionnels sont possibles :

Remboursement au réel

Le salarié fournit tous les justificatifs et l’entreprise rembourse exactement ce qui a été dépensé.
Avantage : précis et conforme.
Inconvénient : chronophage si non automatisé.

Remboursement au forfait

L’employeur applique un barème URSSAF préétabli, sans justificatif (dans certaines limites).
Avantage : simple à gérer, pas de justificatif à chaque dépense.
Inconvénient : plafonné, l’excédent peut être considéré comme un avantage en nature.

🚨 Un remboursement mal encadré ou des plafonds dépassés peuvent entraîner un redressement fiscal ou social.

Quels sont les risques en cas de mauvaise gestion ?

Sans système efficace, la gestion manuelle des notes de frais expose à plusieurs risques :

  • Erreurs ou fraudes (doublons, dépenses personnelles incluses)
  • Retards de remboursement qui démotivent les équipes
  • Non-conformité URSSAF (absence de justificatif, dépassement de forfait)
  • Charges administratives élevées pour la comptabilité et les RH
  • Risque de redressement en cas de contrôle fiscal ou social

Un traitement rigoureux est donc essentiel… mais aussi extrêmement chronophage sans outil dédié.

Digitaliser la gestion des notes de frais avec Click & Control

Click & Control, la plateforme TMC tout-en-un développée par Travel Planet, va bien au-delà d’un simple outil de remboursement.
Elle permet une gestion fluide, conforme et automatisée de bout en bout des déplacements professionnels, y compris des notes de frais.

  • Soumission mobile ou web
    Les collaborateurs peuvent saisir leurs frais en quelques clics, depuis leur smartphone ou leur ordinateur, dès la fin du déplacement.
  • Upload des justificatifs
    Les reçus sont photographiés et attachés directement à chaque dépense. Fini les tickets égarés ou scannés en fin de mois.
  • Règles paramétrables
    Vous pouvez configurer les types de dépenses, plafonds, politiques internes, circuits de validation… tout est personnalisable selon vos process.
  • Remboursement accéléré
    Grâce à l’automatisation, les remboursements sont validés rapidement, réduisant les tensions internes.
  • Application de votre politique financière
    Chaque frais est validé selon votre politique voyage, avec des alertes en cas d’écart.

Cas d’usage concret : une collectivité locale

Une région partenaire utilise Click & Control pour gérer ses déplacements interrégionaux. Résultat :

  • -40 % de temps passé à gérer les frais
  • +100 % de conformité URSSAF
  • Une visibilité temps réel sur tous les postes de dépense
  • 🔄 Intégration comptable fluide
    Les dépenses sont automatiquement connectées à votre ERP, facilitant les écritures comptables et la réconciliation des comptes.

FAQ : tout savoir sur les agences voyage entreprise

1. Peut-on rembourser une note de frais sans justificatif ?

Uniquement à titre exceptionnel, avec une attestation sur l’honneur. Cela reste déconseillé.

2. Est-ce que les repas d’invités sont remboursables ?

Oui, à condition de mentionner les noms et fonctions des invités, et de respecter les plafonds.

3. Les frais de déplacement entre domicile et lieu de travail sont-ils remboursables ?

Non, sauf cas particuliers ou exception collective (ex. : mission temporaire, travail posté).

4. Peut-on imposer un remboursement au forfait ?

Oui, si cela est précisé dans le contrat de travail ou dans une note de service interne.

5. Que faire si un collaborateur soumet ses frais avec plusieurs semaines de retard ?

Click & Control permet d’instaurer des délais automatiques de dépôt et d’envoi de rappels.

Les notes de frais de déplacement sont un passage obligé dans la vie des entreprises… mais elles ne doivent plus être un frein à l’efficacité. Avec Click & Control, Travel Planet propose une solution TMC unique avec sa plateforme Click & Control qui permet d’automatiser, centraliser et sécuriser chaque étape : de la réservation au remboursement, en passant par le suivi des dépenses et la conformité.

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